Informativa sul trattamento dei dati personali

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  1. Riferimenti normativi

Ai sensi della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali, ivi incluso il Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), nonché il D.Lgs. 196/2003 (il “Codice Privacy”) (complessivamente intesa “Normativa Privacy”), Recordati Industria Chimica e Farmaceutica S.p.A. (“Recordati” o anche il “Titolare”), le fornisce nella sua qualità di professionista del settore medico-sanitario (“Healthcare professional” – “HCP”, o anche, l’“Interessato”) la presente informativa sul trattamento dei dati personali.

  1. Chi tratta i dati personali

  • Titolare del trattamento:

Il titolare del trattamento dei dati personali è Recordati Industria Chimica e Farmaceutica S.p.A., con sede in Milano, Via Matteo Civitali 1, iscritta al Registro delle imprese di Milano, contattabile al numero +39 02 48 787.

  • Responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer, di seguito “DPO”):

Recordati ha nominato un DPO, contattabile al seguente indirizzo e-mail: groupDPO@recordati.com, al quale gli Interessati possono rivolgere ogni richiesta in merito al trattamento dei propri dati personali.

  • Persone autorizzate al trattamento:

Tutti i dipendenti/collaboratori di Recordati che accedono, o accederanno, ai dati personali dell’Interessato operano/opereranno sotto la diretta autorità del Titolare, e sono nominati, ai sensi dell’art. 29 del GDPR e 2-quaterdecies del Codice Privacy, quali soggetti autorizzati al trattamento dei dati avendo ricevuto, al riguardo, adeguate istruzioni operative.

  1. I dati personali oggetto di trattamento

I dati personali che saranno oggetto di trattamento sono:

  • dati anagrafici e identificativi dell’Interessato (nome e cognome, titolo professionale dell’Interessato);

  • dati di contatto dell’Interessato (eventuale indirizzo e-mail, indirizzo presso cui richiede il recapito di eventuali campioni).

  1. Le finalità, le basi giuridiche del trattamento e il periodo di conservazione dei dati personali

Recordati tratterà i dati personali dell’Interessato per la seguente finalità (la “Finalità”):

Finalità del trattamento

Base giuridica

Periodo di conservazione

  1. Inviare comunicazioni di informazione scientificasui farmaci e sui prodotti commercializzati dal Gruppo Recordati attraverso e-mail o altri strumenti di comunicazione digitale o web-based (ivi compreso l’invio di inviti a partecipare a congressi, convegni o riunioni medico-scientifiche, webinar ed eventi formativi organizzati o sponsorizzati da Recordati e l’invio di comunicazioni promozionali e/o newsletter, o altro materiale pubblicitario, informativo o promozionale incluso l’invio di campioni omaggio), personalizzata in base alla specializzazione professionale, area geografica e fascia anagrafica di appartenenza dell’HCP.

Art. 6, comma 1, lett. a) del GDPR: 

esplicito consenso dell’Interessato.

I dati personali saranno conservati fino a che l’Interessato non eserciti il diritto di revoca del consenso prestato che potrà avvenire in ogni momento contattando il Titolare e/o il DPO e, comunque, per un periodo di cinque (5) annidal momento di manifestazione del consenso.

Il conferimento dei dati personali trattati per la Finalità è facoltativo. Tuttavia, in caso di rifiuto a conferire i propri dati o di revoca del consenso precedentemente prestato, Recordati non potrà inviare né comunicazioni di informazione scientifica né campioni all’HCP.

Al termine del periodo di conservazione, i dati personali degli Interessati saranno cancellati, salvo che non ci siano ulteriori interessi legittimi del Titolare e/o obblighi di legge che rendano necessaria, previa minimizzazione, la loro conservazione.

Il Titolare informa altresì l’Interessato che, al momento della raccolta e in occasione dell’invio di ciascuna comunicazione per il perseguimento della Finalità di cui sopra, ha la possibilità di revocare, in qualsiasi momento, il consenso eventualmente prestato, fermo restando che la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prima della revoca.

Nel caso in cui Recordati intendesse utilizzare i dati personali per qualsiasi altra finalità incompatibile con la Finalità per la quale gli stessi sono stati originariamente raccolti o autorizzati, Recordati informerà l’Interessato anticipatamente e, ove richiesto, richiederà il suo consenso per tale attività di trattamento.

  1. Modalità del trattamento

In relazione alla Finalità, il trattamento dei dati personali consisterà in alcune delle attività indicate dall’art. 4, comma 1, n. 2) del GDPR, ovvero: raccolta, registrazione, organizzazione, consultazione, elaborazione, cancellazione e distruzione di dati personali.

Il trattamento dei dati personali sarà improntato ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, proporzionalità e minimizzazione e sarà effettuato sia in modalità cartacea che informatica, e avverrà attraverso strumenti idonei, per quanto di ragione e allo stato della tecnica, a garantire la sicurezza e la riservatezza tramite l’utilizzo di idonee procedure che evitino il rischio di perdita, accesso non autorizzato, uso illecito e diffusione.

  1. Destinatari

Il Titolare informa gli Interessati che i loro dati personali potranno essere comunicati o resi accessibili per il perseguimento della Finalità ad ulteriori destinatari o categorie di destinatari, in qualità di titolari autonomi o, ove necessario, responsabili del trattamento appositamente selezionati e nominati ex art. 28 del GDPR, tra i quali rientrano:

  • fornitori di servizi di spedizione per l’invio dei campioni richiesti dagli Interessati;

  • fornitori di piattaforme per la gestione della relazione con gli Interessati (customer relationship management – CRM) e relativi servizi di assistenza tecnica e manutenzione;

  • agenzie di comunicazione e/o organizzazione di eventi;

  • autorità competenti in virtù di disposizioni di legge o di normativa secondaria o comunitaria.

L’elenco completo dei destinatari, ivi inclusi maggiori dettagli sulla sede degli stessi, è custodito presso la sede del Titolare ed è consultabile su richiesta da trasmettere ai recapiti indicati in epigrafe nella presente informativa.

In ogni caso, i dati personali degli Interessati non saranno oggetto di diffusione.

  1. Trasferimento dei dati all’estero

I dati non saranno trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

Un eventuale trasferimento dei dati personali degli Interessati in Paesi extra-UE potrà avvenire unicamente nei termini e con le garanzie previsti dalla Normativa Privacy e, in particolare, a norma degli artt. 44 – 49 del GDPR.

  1. I diritti dell’Interessato

Il Titolare informa l’Interessato che, a norma di legge, avrà sempre il diritto di revocare in qualsiasi momento il proprio consenso, laddove prestato, nonché esercitare, in qualsiasi momento, i seguenti diritti (complessivamente, i “Diritti”):

      1. il “diritto di accesso” e nello specifico ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano e la loro comunicazione in forma intelligibile;

      2. il “diritto di rettifica” ossia il diritto di richiedere la rettificazione ovvero, qualora ne avesse interesse, l’integrazione dei dati personali;

      3. il “diritto alla cancellazione” ossia il diritto di richiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima dei dati personali trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione alle Finalità per le quali i dati personali sono stati raccolti o successivamente trattati;

      4. il “diritto di limitazione di trattamento” ossia il diritto di ottenere dal Titolare la limitazione del trattamento in alcuni casi previsti ai sensi della Normativa Privacy;

      5. il “diritto alla portabilità dei dati” ossia il diritto di ricevere (o di trasmettere direttamente ad altro titolare del trattamento) i dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico;

      6. il “diritto di opposizione” ossia il diritto di opporsi, in tutto o in parte:

  • al trattamento dei dati personali svolti da parte del Titolare per un proprio interesse legittimo;

  • al trattamento di dati personali effettuato dal Titolare per finalità di marketing o di profilazione.

Nei casi di cui sopra, ove necessario, il Titolare porterà a conoscenza dei soggetti terzi ai quali i dati personali dell’Interessato sono comunicati dell’eventuale esercizio dei diritti, ad eccezione di specifici casi in cui ciò non sia possibile ovvero sia troppo oneroso e, in ogni caso, secondo quanto previsto dalla Normativa Privacy.

Rimane espressamente inteso, come previsto dall’articolo 21 del GDPR, che in caso di esercizio del diritto di opposizione da parte dell’Interessato, il Titolare si asterrà dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che egli dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’Interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

L’esercizio dei diritti che precedono non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito. il Titolare potrà eventualmente richiedere agli Interessati di verificare la loro identità prima di intraprendere ulteriori azioni a seguito della richiesta di esercizio dei diritti di cui sopra.

In ogni caso, come previsto dall’art. 38 del GDPR, l’Interessato può liberamente contattare il DPO per tutte le questioni relative al trattamento dei propri dati personali e/o se desidera esercitare i propri Diritti:

  • via posta ordinaria, all’indirizzo della sede legale di Recordati Industria Chimica e Farmaceutica S.p.A., con sede in Milano, Via Matteo Civitali 1;

  • via e-mail al DPO: groupDPO@recordati.com.

  1. Reclamo

Il Titolare informa l’Interessato che, ai sensi della Normativa Privacy, ha il diritto di proporre reclamo alla competente Autorità di controllo (in particolare nello Stato membro della propria abituale residenza, luogo di lavoro o luogo della presunta violazione), se è del parere che i propri dati personali siano trattati in modo da comportare violazioni del GDPR. In aggiunta, l’Interessato può contattare la competente Autorità di controllo nel caso in cui l’esercizio dei suoi diritti sia soggetto a ritardo, limitazione o esclusione da parte del Titolare.

Al fine di agevolare l’Interessato, al seguente link sono disponibili il nome e i dettagli di contatto delle Autorità di controllo dell’Unione europea: Our Members | European Data Protection Board (europa.eu).

Infine, qualora l’Interessato intendesse proporre reclamo all’Autorità di controllo competente per il territorio italiano (i.e. Garante per la Protezione dei Dati Personali), il modello di reclamo è disponibile al seguente link: Garante – Modulo di reclamo.

  1. Aggiornamento e revisione

La presente informativa potrà essere oggetto di modifiche e integrazioni; in tal caso, Recordati provvederà a informare l’Interessato con specifiche comunicazioni.