Informativa ex art. 13 del GDPR sul trattamento dei dati personali per i professionisti del settore medico-sanitario Ai sensi della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali, ivi incluso il Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), nonché il D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018 (il “Codice Privacy”), Recordati Industria Chimica e Farmaceutica S.p.A. (“Recordati”, […]

Ai sensi della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali, ivi incluso il Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), nonché il D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018 (il “Codice Privacy”), Recordati Industria Chimica e Farmaceutica S.p.A. (“Recordati”, o anche il “Titolare”), in qualità di titolare del trattamento, fornisce ai professionisti del settore medico-sanitario (gli “Interessati”) le seguenti informazioni sul trattamento dei loro dati personali.

1.     Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dati

Il titolare del trattamento è Recordati Industria Chimica e Farmaceutica S.p.A., con sede in Milano, Via Matteo Civitali 1, società del Gruppo Recordati. Il Responsabile della protezione dei dati del Gruppo Recordati (Data Protection Officer, di seguito “DPO”), può essere contattato al seguente indirizzo e-mail: groupDPO@recordati.com, per ogni richiesta in merito al trattamento dei propri dati personali e all’esercizio dei diritti.

2.     Tipologie di Dati trattati

I dati oggetto di trattamento sono:

i)                dati anagrafici e identificativi (nome, cognome);

ii)               dati relativi alla professione (professione o specializzazione, indirizzo presso cui svolge l’attività professionale, dettagli sullo studio presso cui si svolge l’attività professionale, cap, città);

iii)             dati di contatto (e-mail, numero di telefono);

iv)              dati relativi agli interessi manifestati, quali ad esempio campioni di prodotti richiesti, articoli scaricati, seminari o eventi cui si è iscritto, nonché tutte le ulteriori informazioni che potrà eventualmente fornire in occasione di visite e di informazione medico-scientifica (quali, a titolo esemplificativo, interessi in campo scientifico, tecnologico o della ricerca).

3.     Finalità e basi giuridiche del trattamento

I suoi dati personali saranno raccolti, trattati ed utilizzati per le seguenti finalità; accanto a ciascuna di esse indichiamo le basi giuridiche sulle quali si fonda il trattamento:

Finalità del trattamento	Base giuridica del trattamento
a)      svolgere attività di informazione scientifica su farmaci e prodotti commercializzati da società del Gruppo Recordati, incluse ad esempio attività di presentazione dei prodotti, pianificazione e monitoraggio delle visite, risposte a richieste effettuate, invio di campioni, inviti ad eventi, congressi, convegni, webinar organizzati o sponsorizzati da società del Gruppo Recordati. Tali attività possono avvenire anche in modalità virtuale, attraverso e-mail, videoconferenze (es. Microsoft Teams) o altri strumenti di comunicazione digitale.	La base giuridica del trattamento dei dati per tale finalità è rappresentata dal consenso ai sensi dell’art. 6.1 lett. a) del GDPR
b)     svolgere attività di personalizzazione dell’informazione medico-scientifica per proporre contenuti medico-scientifici, iniziative o eventi in linea con gli interessi manifestati, ad esempio in base alla professione o specializzazione, all’interesse manifestato per un prodotto, all’interazione con un contenuto o un invito, alla tipologia di pazienti seguiti (es. prodotti specifici per l’infanzia), all’area geografica di riferimento.	La base giuridica del trattamento dei dati per tale finalità è rappresentata dal consenso ai sensi dell’art. 6.1 lett. a) del GDPR
c)      condividere i dati con le società italiane del Gruppo Recordati[1] per le proprie attività di informazione scientifica.	La base giuridica del trattamento dei dati per tale finalità è rappresentata dal consenso ai sensi dell’art. 6.1 lett. a) del GDPR

Il conferimento dei dati per la finalità di cui alle lettere a), b) e c) sopra indicate è facoltativo, tuttavia, in mancanza non le sarà possibile ricevere campioni, inviti o altre attività, anche personalizzate sulla base dei suoi interessi.

4.     Modalità di trattamento e tempi di conservazione

Il trattamento dei suoi dati personali sarà improntato ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, proporzionalità e minimizzazione e sarà effettuato attraverso modalità elettroniche, mediante strumenti idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza.

I dati saranno conservati per le finalità sopra indicate fino alla richiesta di cancellazione o all’esercizio del diritto di opposizione o alla revoca del consenso. Per la finalità b) di personalizzazione dell’informazione medico-scientifica, conserveremo i dati relativi ai suoi interessi e alle sue interazioni con noi per 5 anni dalla loro espressione.

In caso di comunicazioni via e-mail, può disiscriversi utilizzando il link contenuto in ciascuna email; per richiedere la cancellazione dei dati, esercitare il diritto di opposizione o revocare il suo consenso può contattare il DPO ai recapiti indicati sopra.

5.     Comunicazione e trasferimento dei dati all’estero

Ai suoi dati personali possono avere accesso i dipendenti e collaboratori di Recordati, appositamente designati quali soggetti autorizzati al trattamento, laddove necessario per il perseguimento delle finalità descritte sopra.

I suoi dati potranno inoltre essere comunicati o resi accessibili a consulenti e fornitori di servizi tecnici, funzionali alle finalità descritte sopra, in qualità di nostri responsabili del trattamento, appositamente designati ed istruiti sulla base di un apposito contratto, come ad esempio:

·       fornitori di strumenti di CRM e relativi servizi di assistenza tecnica e manutenzione;

·       agenzie di comunicazione;

·       società che forniscono servizi di supporto tecnico e informatico.

I dati potranno essere comunicati ad autorità o enti pubblici, qualora necessario per ottemperare ad obblighi di legge, che agiranno in qualità di autonomi titolari del trattamento, per il perseguimento delle relative finalità istituzionali.

L’elenco completo dei destinatari è disponibile su richiesta al Titolare.

I dati personali non saranno trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo.[2] Laddove in futuro Recordati intendesse trasferire i suoi dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo, tale trasferimento avverrà nel rispetto delle condizioni previste dalla normativa vigente.

6.     Diritti dell‘interessato

Il Titolare la informa che avrà sempre il diritto di revocare in qualsiasi momento il proprio consenso, nonché di esercitare, in qualsiasi momento, i seguenti diritti, contattando il Titolare o il DPO ai recapiti indicati sopra:

·       il “diritto di accesso” ai suoi dati e, nello specifico, di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che la riguardano;

·       il “diritto di rettifica” ossia il diritto di richiedere la modifica di dati inesatti o l’integrazione dei dati incompleti;

·       il “diritto alla cancellazione” ossia il diritto di richiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione alle finalità per le quali i dati personali sono stati raccolti o successivamente trattati;

·       il “diritto alla limitazione di trattamento” ossia il diritto di ottenere dal Titolare la limitazione del trattamento in alcuni casi previsti dalla normativa privacy;

·       il “diritto alla portabilità dei dati” ossia il diritto di ricevere (o di trasmettere direttamente ad altro titolare del trattamento) i dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico;

·       il “diritto di opposizione” ossia il diritto di opporsi, in tutto o in parte:

§  al trattamento dei dati personali svolti da parte del titolare del trattamento per un proprio interesse legittimo;

§  al trattamento di dati personali effettuato dal titolare del trattamento per finalità di marketing o di profilazione.

L’esercizio dei diritti che precedono non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito. Recordati potrà eventualmente richiederle di verificare la sua identità prima di intraprendere ulteriori azioni a seguito della richiesta di esercizio dei diritti.

Può inoltre proporre reclamo alla competente Autorità di Controllo (in particolare nello Stato membro della propria abituale residenza, luogo di lavoro o luogo della presunta violazione), se è del parere che i suoi dati personali siano trattati in modo da comportare violazioni della normativa privacy. Può inoltre contattare l’Autorità di Controllo qualora l’esercizio dei suoi diritti sia soggetto a ritardo, limitazione o esclusione da parte del titolare del trattamento.

Al fine di agevolare l’esercizio del diritto di proporre reclamo, al seguente link sono disponibili il nome e i dettagli di contatto delle Autorità di Controllo dell’Unione Europea: Our Members | European Data Protection Board (europa.eu). Qualora intendesse proporre reclamo all’Autorità di controllo competente per il territorio italiano (Garante per la Protezione dei Dati Personali), il modello di reclamo è disponibile al seguente link: Reclami – Garante Privacy.